Koncentracja : Dostosuj zakres i skalę swojego pisania, aby wpłynąć na nastawienie i zachowanie swoich czytelników. Opracuj skrót i szkic, wykonuj je konsekwentnie.

Cel, powód : Określ cel tego, o czym piszesz i połącz go z wartościami, przekonaniami i ambicjami swoich czytelników. Unikaj modnych frazesów, obejmuj relacje i używaj języka sensorycznego.

Znaczenie : Używaj precyzyjnie języka. Nie pisz, czym coś jest, wyjaśniaj, co to znaczy dla ludzi i organizacji.

Prawda : Umacniaj i szanuj swoich czytelników, umożliwiając im krytyczną ocenę Twoich twierdzeń. Opracuj lub dostarcz możliwy do zweryfikowania dowód, najlepiej od niezależnych osób z zewnątrz.

Struktura : Użyj kolejności, spójności, wskazówek i równowagi, aby zbudować strukturę, która poprowadzi czytelnika przez tekst.

Przejrzystość : Znajdź esencję swojej historii, uczyń ją oczywistą, opisz ją prosto i ekonomicznie, uporządkuj ją logicznie i spraw, by całość płynęła płynnie.

Pokora : Pisz i edytuj z pokorą. Krytycznie oceniaj swoją pracę, rozpoznawaj niezależne poglądy, unikaj spin doctoringu, bądź szczery.

Faza 1: Określenie ról i reguł

Faza 2: Opracowanie streszczenia i streszczenia

Faza 3: Przeprowadzenie analizy interesariuszy

Faza 4: Prowadzenie badań i wywiadów

Faza 5: Napisanie pierwszej wersji roboczej

Faza 6: Edycja pierwszej i kolejnych wersji roboczych

Faza 7: Przystąpienie do podpisania umowy

Proces pisania, szczególnie gdy angażuje różne osoby i kluczowe tematy, może być sporym bólem głowy. Tu wyjaśniam różne etapy procesu pisania i dostarcza narzędzi do zarządzania nimi. Pisanie o organizacjach to działalność polityczna i strategiczna. Pisanie odbija idee i emocje w kamieniu, dzięki czemu tekst staje się pamięcią i świadomością organizacji. Pisanie może również dostosować interesariuszy, czyniąc je smarem w złożonej maszynie o nazwie Biuro. Dlatego też pisania biznesowego nie należy lekceważyć. Proces pisania może być długi, przybierać nieoczekiwane zwroty akcji i angażować ludzi o bardzo różnych poglądach. W zależności od liczby zaangażowanych osób, poziomu wiedzy i stażu pracy oraz strategicznego znaczenia tekstu, zauważysz, że Ty i Twój tekst zostaniecie pociągnięci w różnych kierunkach. Aby pomóc ci przygotować się do tej bójki, w tym rozdziale przeanalizujemy różne fazy procesu pisania i sposoby zarządzania każdym z nich.

Faza 1: Określenie ról i reguł

Jak w przypadku każdego projektu, opłaca się określić role i zasady, zanim ty lub ktokolwiek inny zacznie pisać. Pozwala to uczestnikom efektywnie wykorzystać ich czas i minimalizuje nieporozumienia co do tego, jak powinien przebiegać proces.

Role

Do ustalenia jest kilka ról:

- Zleceniodawca: osoba, która powierza ci zadanie pisemne. Zwykle także osoba, która ustala zasady, np. Dotyczące terminów, zakresu i skali. Najlepiej, ale niekoniecznie, osobę, która Cię poinformuje.
- The Writer: kierownik projektu i kreatywny mózg, zarządza procesem, katalizuje podejmowanie decyzji i pisze pierwszą wersję tekstu.
- Redaktor: poszukuje opinii na temat tekstu i włącza opinie do nowych wersji dokumentu. Zwykle pisarz, ale czasami ktoś inny.
- Komentatorzy: skomentuj historię ze stanowiska eksperckiego. Czasami komentatorzy są zapraszani tylko w celu uznania ich pozycji w hierarchii, co oznacza, że osoby na niższych szczeblach organizacji mogą wiedzieć więcej na ten temat.
- Korektorzy: dotyczy technicznej jakości tekstu na końcowych etapach procesu. Korektorzy poprawiają błędy ortograficzne i gramatyczne lub wprowadzają drobne zmiany w przepływie zdań lub akapitów. Ponieważ nie byli zaangażowani we wcześniejszych etapach procesu, wnoszą świeżą parę oczu i krytyczny umysł do procesu.
- Projektanci: stwórz atrakcyjny wizualnie odpowiednik tekstu. Czasami trzeba z nimi współpracować, aby dostosować historię, tak aby była zgodna z wymaganiami projektowymi, lub odwrotnie. Wskazane jest zaangażowanie projektantów od samego początku, ponieważ ich wiedza może pomóc tekstowi wywrzeć znacznie większy wpływ.
- Milczący partnerzy: skopiowani do wersji roboczych tekstu ze względu na ich stanowisko - często na wyższych szczeblach organizacji - lub ich zainteresowania. Zwykle nie angażuje się w praktyczne zmagania zespołu pisarzy, ale może interweniować, gdy pisanie ma strategicznie zły przebieg lub nagłe zmiany organizacyjne wymagają nowego podejścia.
- The Boss: podpisuje tekst na końcu procesu pisania. Czasami, ale nie zawsze, Zleceniodawca.

Przypisując te role osobom, z którymi będziesz pracować nad projektem, możesz lepiej zarządzać tym procesem. W zależności od wielkości zadania zespół pisarski może składać się z jednej lub 10 lub więcej osób. W małym zespole ludzie pełnią wiele ról, w dużym zespole na osobę może przypadać jedna rola. Ogólna zasada jest taka: im więcej osób jest zaangażowanych, tym ważniejsze jest skuteczne zarządzanie procesem. Wybierając liczbę osób, które chcesz zaangażować, musisz zrównoważyć wydajność z akceptacją. Niewielka liczba osób na pokładzie oznacza łatwe osiągnięcie porozumienia, ale oznacza ryzyko wyobcowania innych z procesu i wyniku. Z drugiej strony zaangażowanie dużych grup ludzi może skutkować długim i uciążliwym procesem, ale zwiększa szansę, że większość ludzi będzie zadowolona z wyniku.

Zasady

Reguły to pisemne i niepisane wytyczne, których zespół pisarski musi przestrzegać. Reguły mogą odnosić się do terminu, zakresu i skali pisania, ludzi i ich ról, z kim zostanie przeprowadzony wywiad i ile badań zostanie przeprowadzonych. Skuteczne zasady usprawniają proces pisania i pomagają zapewnić efektywne wykorzystanie ograniczonych zasobów, w tym czasu antenowego z Szefem lub ilości miejsca zarezerwowanego w magazynie korporacyjnym. W briefie warto zawrzeć role i reguły. Rzeczywistość jest taka, że bez względu na to, jak dobrze przygotujesz proces, role i zasady zmienią się w trakcie pisania. Osoby, które były zaangażowane we wczesne etapy procesu, nagle odpadną z powodu innych priorytetów lub osoby, które przegapiły 90% procesu pisania, pojawią się nagle pod koniec z propozycjami zmian.

Faza 2: Opracowanie streszczenia i skrót

W części poświęconej Koncentracji omówiliśmy zalety opracowania krótkiego opisu. Pomagają Ci zdecydować, co i jak pisać i kogo zaangażować. Teraz przyjrzymy się bardziej szczegółowo i technicznie temu, co stanowi dobry brief i zarys. Potrzeba pisania zwykle wynika z zlecenia od kogoś, bez względu na to, czy jest to przełożony proszący o raport, czy czasopismo branżowe proszące o artykuł do wydania w przyszłym miesiącu. Tak czy inaczej, będziesz musiał zdefiniować zakres zadania, ustalić termin i wymagania dotyczące pisania oraz zmobilizować zasoby, aby uzyskać pożądany rezultat. Wstępny opis bywa niejasny. Jest często opisywany w kategoriach ogólnych, takich jak "pisanie o doświadczeniu firmy w zarządzaniu łańcuchem dostaw" lub "dzielenie się swoimi poglądami na dylemat między odpowiedzialnością społeczną a potrzebami akcjonariuszy". Oznacza to, że tematyka i dostrzegana potrzeba są szeroko zdefiniowane, a ludzie oczekują, że stworzysz bardziej szczegółową historię. Przekłada się to na swobodę decydowania o tym, co jest najlepsze dla Twojej organizacji, a także na odpowiedzialność za kierowanie ludźmi do rozwijania celu, treści i innych składników Twojej historii. Najlepszym sposobem wykorzystania tej wolności jest napisanie briefu. W części poświęconej koncentracji zasugerowano już kilka pytań, które należy zadać podczas opracowywania briefu, ale potrzebne są dalsze przygotowania, na przykład:

- Przeprowadzanie wstępnych badań. Jest to ważne, jeśli nie masz dogłębnej wiedzy na temat problemów, które musisz rozwiązać. Możesz przeglądać czasopisma branżowe, analizy strategiczne, biuletyny lub podobne dokumenty. Celem nie jest zostanie ekspertem, ale zdobycie najważniejszych informacji.
- Prowadzenie rozmów rozpoznawczych z interesariuszami. Znalezienie dwóch lub trzech osób na krótką rozmowę może często dostarczyć bezcennych informacji na temat stanu branży lub naprawdę gorących tematów. Zapewni to dalsze wskazówki, na czym należy się skupić podczas badań i pisania.
- Analiza Twoich indywidualnych interesariuszy. Jak opisano wcześniej w tej książce, musisz określić ich zainteresowania, potrzeby, postawy, zachowania, wartości, przekonania i ambicje. To pokaże ci pole siłowe, w którym piszesz, i pokaże ci, jak dostosować twoje pisanie do tych interesariuszy, którzy są dla ciebie najważniejsi.
- Analiza pola strategicznego i operacyjnego. Wymaga to zrozumienia strategii organizacji, wewnętrznej dynamiki organizacji i zmian w dziedzinie konkurencji. Pomoże Ci to zdecydować, jaką strategię pisania przyjąć.
- Decydowanie o wpływie, jaki ma mieć Twój tekst. Należy pamiętać o strategii biznesowej i komunikacyjnej organizacji (zespołu, działu, jednostki biznesowej itp.). Ważnym pytaniem, które należy zadać, jest: w jaki sposób tekst powinien wpływać na postawę i zachowanie interesariuszy w tym kontekście biznesowym i mając na uwadze te cele?

Idealnie byłoby, gdyby wszystkie te elementy zostały zebrane w skrócie dla Ciebie lub osób, z którymi pracujesz. Pisemny brief jest również przydatny przy zwracaniu się o informację zwrotną i prośbie o zgodę na określone podejście. Informacje zwrotne należy włączać do kolejnych wersji briefu i podpisywać w razie potrzeby. Nawiasem mówiąc, celem nie jest uzyskanie informacji, która jest w 100% poprawna. Podczas pisania i edytowania tekstu może pojawić się szereg nowych pytań i problemów. Na razie celem jest uzyskanie jasnego obrazu tego, co i jak chcesz pisać. Po sfinalizowaniu briefu przekształć go w konspekt. Jak zostało omówione w rozdziale poświęconym fokusowi, celem jest podjęcie decyzji o strukturze tekstu oraz o tym, gdzie i jak należy uzasadnić swój materiał. Głównym wymaganiem jest kolejność: tekst powinien płynąć naturalnie. Nie lekceważ wagi tej fazy. Chociaż służy praktycznemu celowi - skupieniu uwagi - ma o wiele ważniejszą rolę strategiczną. Na tym etapie podejmowane są decyzje o tym, co i jak będziesz pisać oraz dla kogo przeznaczony jest Twój tekst. Jeśli brief i konspekt zostaną podpisane przez starszego decydenta, trudno będzie odejść od wybranego podejścia na etapie pisania i redagowania

Faza 3: Przeprowadzenie analizy interesariuszy

Łatwo jest określić, do jakich odbiorców możesz pisać. Ustalenie, które z nich są wystarczająco istotne, aby wydać cenne zasoby, wymaga dodatkowego przemyślenia. Twoja decyzja powinna opierać się na dwóch kryteriach: strategicznym kontekście organizacji oraz konkretnym medium lub wydarzeniu, dla którego opracowywany jest tekst. Jeśli chodzi o pierwsze kryterium, nie można zapominać o tym, że nadrzędną odpowiedzialnością tekstu jest służenie organizacji. Oznacza to, że rozumiesz strategię organizacji, jej otoczenie konkurencyjne i wewnętrzną dynamikę. To w tym polu sił tekst próbuje wywrzeć wpływ na dobro organizacji, więc każdy wybór co do zaangażowanych interesariuszy powinien być zgodny z ogólnymi potrzebami organizacji. Drugą kwestią do rozważenia jest szczególna okazja tekstu, czyli medium, w którym został opublikowany, lub wydarzenie, podczas którego tekst jest wygłaszany jako prezentacja lub przemówienie. Zarówno medium, jak i wydarzenie będą miały własnych odbiorców, co oznacza, że niektórzy będą pokrywać się z Twoimi interesariuszami, a inni wykraczają poza zakres tekstu. Będziesz chciał skupić się na obszarach, które się pokrywają, jeśli chodzi o interesariuszy. To, które interesy i potrzeby należy zająć się, zależy od wcześniejszej analizy strategicznej.

Faza 4: Prowadzenie badań i wywiadów

Faza briefu i konspektu zapewnia strategię i strukturę radzenia sobie z zadaniem pisemnym. Następnym krokiem jest "wypełnienie luk" poprzez przeprowadzenie dokładnych badań komputeroych i wywiadów. Celem tej fazy jest znalezienie elementów składowych twojego tekstu: przykładów, cytatów, danych, studiów przypadku, opinii itp. Mając na uwadze krótkie i zarysy, łatwo będzie zidentyfikować cenne fragmenty informacji, dzięki czemu proces bardziej wydajne i efektywne. Mówiąc najprościej: wiesz, czego szukasz. Badania źródłowe oznaczają czytanie dokumentów, które zawierają anegdoty, dane, przykłady, studia przypadków lub podstawowe informacje, które możesz uwzględnić w swojej historii. Dobrym sposobem na pozyskanie takich informacji jest po prostu skontaktowanie się z interesariuszami, z którymi będziesz mieć do czynienia. O ile informacje nie są bardzo wrażliwe, ludzie prawdopodobnie Ci pomogą! Sprawdź raporty roczne, prezentacje PowerPoint, biuletyny firmowe, przemówienia i artykuły opublikowane na stronie internetowej organizacji, dokumenty złożone w organach nadzoru finansowego w Twoim kraju, postępowania sądowe itp. Celem wywiadu jest uzyskanie podstawowych informacji i, jeśli to konieczne, cennych cytatów, które możesz użyć. Najlepiej przed rozmową wysłać ankietowanemu pisemną ankietę z pytaniami otwartymi, aby mógł się przygotować. Główną zasadą przeprowadzania wywiadów jest zadawanie krótkich i otwartych pytań oraz słuchanie jak najwięcej. Większość ankieterów spędza zbyt dużo czasu na mówieniu, ponieważ chcą podzielić się własnymi poglądami, usłyszeć własny głos lub po prostu dlatego, że są podekscytowani. Nie chodzi o to, aby pokazać ludziom, jaki jesteś mądry, ale o optymalne wykorzystanie cennego czasu drugiej osoby na uzyskanie wyników.

Faza 5: Napisanie pierwszej wersji roboczej

Poprzednie dwie fazy dały ci cel, proces i elementy potrzebne do odniesienia sukcesu. Następnym krokiem jest włączenie ich do pierwszego pełnego projektu tekstu. W przeciwieństwie do poprzednich dwóch etapów, ważne jest, aby w tej fazie dążyć do tekstu, który jest poprawny gramatycznie i elokwentny. Jest to pierwszy prototyp lub dowód zasady, który ma przekonać ludzi, że podejście, które przyjąłeś, było słuszne. Kiedy osiągniesz tę fazę, powinieneś mieć bardzo dobre pojęcie o tym, co próbujesz napisać i jak to napisać. Znacznie łatwiej będzie ci napisać pierwszą wersję roboczą, którą przygotowałeś, zwłaszcza jeśli będziesz odnosić się do streszczenia i konspektu. Bądź jednak pragmatyczny: zarys może wyglądać dobrze, ale inna konstrukcja może faktycznie działać lepiej w praktyce.

Faza 6: Edycja pierwszej i kolejnych wersji roboczych

Rozpowszechnianie pierwszej wersji roboczej w celu uzyskania komentarzy jest zawsze ekscytujące, ponieważ sprawdzasz, czy tekst jest w stanie zmienić postawy i zachowania ludzi oraz czy spełnia kryteria określone w briefie. Czekasz również, aby usłyszeć, czy tekst jest politycznie akceptowalny i czy soczyste kawałki zostaną wycięte. Na tym etapie bardzo ważna jest zasada pokory, ponieważ nie należy przywiązywać się do wyniku procesu redagowania. Prawda jest taka, że każdy, kto poprosi o komentarze, będzie miał komentarze, więc im więcej osób włączysz do procesu edycji, tym więcej zmian zostanie zasugerowanych. Pokora wobec takich zmian i pozycjonowanie się jako neutralny katalizator poprawia twoją pozycję do pośredniczenia między różnymi sugestiami tekstowymi i chroni cię przed potencjalnym wyjściem z tych wszystkich komentarzy. To dotyka innej kwestii: fakt, że każdy komentuje, niekoniecznie musi źle wpływać na jakość Twojego pisania. W niektórych przypadkach decydenci, którzy wcześniej byli zaangażowani w opracowywanie i podpisywanie briefu i konspektu, spojrzą na zadanie w zupełnie nowy sposób, gdy pojawi się pełny tekst do przeglądu. Szkic działa jak zwierciadło, w którym ludzie mogą zastanowić się nad problemem w sposób, którego konspekt nie może. W rezultacie komentarze do pierwszej wersji roboczej mogą zawierać sugestie nie tylko dotyczące stylu i struktury, ale także dostarczają świeżego spojrzenia na znaczenie i cel tematu. Często zdarza się, że pierwsze szkice wywołują gorącą debatę i intensywny dialog na ten temat. Należy do tego zachęcać, ponieważ jest to naturalne i pożyteczne. Redaktor naczelny musi szukać i wyjaśniać komentarze oraz decydować o działaniach naprawczych. Czasami może to być tak proste, jak poprawienie zdania lub zmiana kolejności dwóch akapitów. Czasami jednak, szczególnie gdy wewnętrzna debata dostarczyła nowych spostrzeżeń i decyzji, będziesz musiał przepisać część tekstu. Choć może to zniechęcać, wpływa to korzystnie na jakość tekstu. Stosując słynną zasadę 80:20 - która mówi, że organizacje zarabiają 80% swoich dochodów od 20% swoich klientów - powinieneś być przygotowany na podobnie nierówny podział pracy na piśmie. Chociaż początkowa część procesu będzie stosunkowo płynna, pozostałe 20% prawdopodobnie zajmie 80% Twojego czasu i energii. Postaraj się ograniczyć liczbę rund edycji i poszukaj mocy, aby dokonać ostatecznych wezwań do stylu i struktury, w przeciwnym razie proces nigdy się nie zakończy. Uwaga: w sytuacjach, gdy różne osoby są zaangażowane w pisanie i redagowanie, ludzie mogą jednocześnie komentować różne wersje tekstu. Jest to frustrujące i niebezpieczne, ponieważ marnujesz czas ludzi i ryzykujesz przejście do następnego etapu bez wprowadzenia odpowiednich zmian. Ten problem można rozwiązać za pomocą zarządzania wersjami, które wymaga dwóch rzeczy: używania tej samej nazwy dokumentu w procesie z różnymi numerami wersji (np. Artykuł V1.0.doc) i umożliwienia tylko jednej osobie - autorowi / redaktorowi - zmiany numer wersji. Przy wysyłaniu wersji roboczych tekstu warto powtórzyć te instrukcje recenzentom.

Faza 7: Przystąpienie do podpisania umowy

Zanim dotrzesz do ostatniej fazy procesu pisania - miejmy nadzieję, że nadal jesteś zdrowy na umyśle i w dobrym nastroju - jest kilka ostatnich drobnych przeszkód. Pod warunkiem, że dobrze zarządzasz procesem edycji, nie powinno być żadnych poważnych nierozstrzygniętych kwestii stylu i treści do dyskusji. Dwie pozostałe rzeczy do zrobienia to sprawdzenie tekstu i nakłonienie Szefa do podpisania go. Jeśli chodzi o korektę, najlepiej jest mieć świeżą parę oczu, aby przejrzeć tekst grzebieniem, z konkretnym zadaniem, aby spojrzeć tylko na gramatykę i pisownię (nie chcesz ponownie rozpoczynać edycji tekstu, prawda? ). Wprowadź kilka ostatnich zmian do ostatecznej wersji dokumentu, którą najlepiej nazwać dokładnie taką nazwą (np. Ostateczna wersja artykułu.doc) i wyślij ją do Szefa lub Zleceniodawcy do ostatecznego podpisania. Ostatnia uwaga: bądź świadomy ludzi, którzy angażują się w ostatniej chwili, po opuszczeniu pierwszych 90% pracy. Jeśli nie uzyskałeś zgody dyrektora lub szefa lub pominąłeś ważnych ludzi w poprzednich fazach, możesz zostać odesłany z powrotem na pierwszy plan. Jeśli postępowałeś zgodnie z tym procesem, staraj się nie dawać spóźnialskim powód do zmiany rzeczy, które będą wymagały ponownego przejścia całego procesu.

Skupienie, podstawa dobrego tekstu, prowadzi cię przez fazy planowania i wykonywania twojego pisania. Skupienie polega na wykorzystaniu krótkiego opisu i konspektu, aby określić, co i jak będziesz pisać. Pamiętasz krętą prezentację, która pozostawiła publiczność w głębokiej śpiączce? A artykuł, który nie poruszył Cię w pierwszych trzech artykułach? A może 120-stronicowy biznesplan, który nigdy nie doprowadził do finansowania? Tym produktom zmarnowanego ludzkiego trudu (i zasobów organizacyjnych) prawdopodobnie brakowało jednego z kluczowych składników dobrego pisania biznesowego: skupienia.

Koncentracja polega na dostosowaniu zakresu i skali twojego tekstu w taki sposób, abyś mógł wpłynąć na nastawienie i zachowanie swoich czytelników.

- Zakres odnosi się do szerokości i głębi opowieści. Szerokoś oznacza, czy ograniczasz się do tematu, czy też uwzględniasz powiązane kwestie. Głębokość odnosi się do poziomu szczegółowości wybranego podczas tworzenia historii.

- Skala oznacza po prostu długość historii. Wiadomości błyskawiczne w intranecie lub e-mail do współpracownika to przykłady pisania na małą skalę. Raporty roczne lub biznesplany to przykłady pisania na dużą skalę. Im większa skala, tym ważniejsze jest planowanie pisania.

- Postawa odnosi się do stanu emocjonalnego i pozycji intelektualnej czytelników. Stan emocjonalny może obejmować wartości, przekonania, uczucia, ambicje, obawy, itp. Stanowisko intelektualne obejmuje zrozumienie i rozumowanie, na przykład podczas omawiania zalet nowej strategii lub przypadku biznesowego. Krótko mówiąc, nastawienie obejmuje serce i umysł czytelnika, które muszą zostać uchwycone, zanim twoje pisanie stanie się naprawdę skuteczne.

- Zachowanie odnosi się do działania - lub jego braku - ze strony czytelnika. Jeśli opowieść nie uzasadnia programu zmian, czytelnik może stać się przerażony i utrudniać ten proces. Lub też ogłoszenie, że organizacja wspiera pozarządową organizację zajmującą się ochroną środowiska, może skłonić konsumentów do zakupu większej ilości produktów firmy.

Jak więc osiągnąć skupienie?

Rozpoczynając pracę nad zadaniem pisemnym, dobrze jest napisać krótki opis. Wyobraź sobie, że informujesz zewnętrzną agencję, która napisze za Ciebie i przemyśli wszystkie istotne informacje potrzebne do uzyskania oczekiwanego wyniku. Prawdopodobnie oznacza to, że będziesz chciał zadawać pytania dotyczące kontekstu, treści, interesariuszy i celów pisania, takich jak:
- Jaki jest zewnętrzny i wewnętrzny kontekst biznesowy, strategiczny i operacyjny?
- Jaki jest główny problem i jakie są inne powiązane kwestie?
- Dlaczego ta kwestia jest ważna dla każdego z interesariuszy, dla których piszesz?
- Do jakich interesariuszy kierujesz swoją ofertę i jakie są ich wartości, przekonania, zainteresowania, potrzeby i ambicje?
- Jakie są postawy i zachowania Twoich interesariuszy w tym temacie i jak chciałbyś zmienić każdego z nich?
- Jakie treści i podejście są potrzebne, aby osiągnąć ten wynik?
- Z jakiej okazji piszesz i jak wpływa to na zakres i skalę Twojej historii?

Udzielaj krótkich odpowiedzi, aby dojść do istoty tego, co, jak i dlaczego chcesz napisać. Celem nie jest bycie elokwentnym, ale skupienie zasobów na sprawach, które naprawdę mają znaczenie. Ważne jest również, abyś poświęcił czas na zastanowienie się nad wytycznymi i, w razie potrzeby, skonsultowanie się z innymi osobami w organizacji. Może to doprowadzić do zdrowego dialogu, który pozwoli uczestnikom na uzewnętrznienie swoich myśli, założeń i zainteresowań. Jeśli potrafisz przyswoić te perspektywy w lepszą całość, efekt końcowy spotka się z szerokim poparciem. Więcej o tym podejściu przeczytasz w ostatnim rozdziale tej książki, który sugeruje sposoby zarządzania procesem pisania.

Przykłady briefów

Weź pod uwagę następujące wytyczne dotyczące artykułu, który należy napisać do magazynu wewnętrznego spółki notowanej na giełdzie. Artykuł opisuje podejście do niedawnej restrukturyzacji jednostki biznesowej i jej wynik oraz ma na celu pokazanie pracownikom, że jednostka działa obecnie lepiej.

Tło

Dwa lata temu większość analityków obniżyła wartość naszych zapasów ze względu na obawy dotyczące kosztów i nowych produktów w jednostce biznesowej Widgets. Zarząd i liderzy Widget mieli sześć miesięcy na przygotowanie planu restrukturyzacji; związki zawodowe były zaangażowane od pierwszego dnia. Plan został podpisany po siedmiu miesiącach, jego realizacja zajęła kolejne 14; publikowane w międzyczasie wyniki roczne nie wpłynęły na obrany kierunek. Plan zakładał zwolnienie 1200 pracowników (57% z powodu przymusowych zwolnień), większe inwestycje w badania i rozwój oraz nową strategię HR mającą na celu stworzenie kultury wysokiej wydajności. Obecnie Widgets produkuje docelowo z bardziej akceptowalną strukturą kosztów.

Cele i rezultaty

Podstawowym celem tego artykułu jest pozytywny wpływ na postawę naszego (starszego) personelu, który odczuwa potrzebę upewnienia się, że firma wciąż potrafi się zmienić. Drugorzędnym celem jest publiczne pochwalenie zespołu jednostki biznesowej Widgets za jego ciężką pracę. W idealnej sytuacji artykuł będzie zawierał krótkie omówienie uzasadnienia biznesowego leżącego u podstaw planu, danych finansowych oraz przegląd naszej oferty produktowej. Artykuł nie powinien przekraczać 1200 słów i zawierać cytaty członka zarządu i lidera jednostki biznesowej.

Zasoby i strategie

Przeprowadź wywiad z członkiem zarządu i liderem jednostki biznesowej, aby uzyskać wyceny, poproś dział finansów o odpowiednie dane i sprawdź w dziale badawczo-rozwojowym, jak teraz wygląda ich plan. Ton powinien być realistyczny (biorąc pod uwagę, że urządzenie działało gorzej niż dwa lata temu) i pewny (podkreślając, że jednostka jest teraz w dobrym stanie).

Opis jest elementarny, ale obejmuje wszystkie podstawy. Możesz dodać więcej ogólnych informacji na temat sytuacji w innych jednostkach biznesowych oraz przegląd kierunków, w których zmierza branża. Cokolwiek robisz, prawdopodobnie rozsądnie jest zaangażować liderów procesu zmian w opracowywanie konspektu i komentowanie wersji roboczych tekstu.

Inny przykład briefu dotyczy fikcyjnego przemówienia ministra spraw zagranicznych, który musi wygłosić przemówienie na konferencji o przyszłości ONZ. Sprawa jest kontrowersyjna i mocno upolityczniona, a kraj tego urzędnika jest jednym z nielicznych opowiadających się za przeglądem ONZ. Na podstawie powyższych pytań brief mógłby wyglądać mniej więcej tak:

Tło

Przemówienie odbędzie się sześć miesięcy po ostatnim okrągłym stole ministrów z krajów ONZ. Ta konferencja nie przyniosła żadnych konkretnych decyzji i została publicznie nazwana katastrofą. W międzyczasie członkowie Rady Bezpieczeństwa ONZ powtórzyli swój sprzeciw wobec przebudowy ONZ, obawiając się, że zaowocuje to stałym miejscem w Radzie dla gospodarek wschodzących.

Cele i elementy dostarczane

Rząd chce wykorzystać to 15-minutowe przemówienie (około 1350 słów) do ożywienia negocjacji. Przemówienie powinno nakreślić nasze stanowisko, uwzględnić obawy innych państw członkowskich i zaproponować rozwiązanie, które łączy oba te elementy. Ton przemówienia powinien być dyplomatyczny, ale pewny siebie: język powinien się komunikować. Nie jesteśmy już gotowi do podejmowania nowych opcji, ale chcemy szybko iść do przodu.

Strategia i zasoby

Współpracuj z wyższymi rangą politykami w celu uzyskania konkretnych informacji na temat stanowiska rządu i wykorzystaj statystyki z poprzednich raportów z archiwum na serwerze. Koncepcja i ostateczna wersja wystąpienia powinny zostać uzgodnione z doradcami premiera i ewentualnie omówione na posiedzeniu gabinetu w przyszłym tygodniu.

Ponownie, w sytuacji z życia codziennego taki brief mógłby być bardziej rozbudowany i konkretny, ale ma to na celu tylko pokazanie, jak nawet krótki opis może skupić myślenie pisarza i dalszą pracę. Odprawa pomaga pisarzowi wyostrzyć argumenty i poruszać się po politycznym grzęzawisku konferencji.

Zarys: podstawa sukcesu

Złożone pismo musi być odpowiednio zaprojektowane, tak jak domy muszą zostać zaprojektowane przed rozpoczęciem budowy. Zarys - lista wypunktowana tego, o czym zamierzasz pisać - jest planem, który służy temu celowi. Teraz nie martw się o jakość gramatyczną i estetyczną takiej listy, zamiast tego zwróć uwagę, czy kolejność wypunktowania jest naturalna. Baw się wypunktowaniami, aż uzyskasz sekwencję, która jest dla Ciebie odpowiednia lub najbardziej sensowna dla Twoich odbiorców.
Jak wygląda taki zarys? W przypadku artykułu do magazynu wewnętrznego o niedawno sfinalizowanej restrukturyzacji jednostki biznesowej Widgets, zarys mógłby wyglądać następująco:

- W odpowiedzi na roczne wyniki za 2013 r. Analitycy obniżyli rating akcji z kup do trzymaj. Analitycy stwierdzili, że struktura kosztów Widget jest nie do przyjęcia w porównaniu z konkurencją. Potok produktu niewystarczająco wypełniony, problematyczny po nieudanym uruchomieniu nowego widżetu rok wcześniej.
- Zarząd w dużej mierze zgodził się z ocenami analityków i współpracował z liderami Widget w celu opracowania planu restrukturyzacji. Firma zaangażowała związki we wszystkich naszych krajach, aby później zapewnić płynne wdrożenie.
- Plan koncentrował się na trzech obszarach: kosztach pracy, kulturze korporacyjnej oraz badaniach i rozwoju. Obszary te mogą przynieść szybkie rezultaty bez podważania strategii.
- Koszty pracy: zdecydowano się na zwolnienie 1200 pracowników, głównie administracyjnych. Zamknęli mniejsze biura i współpracowali ze związkami, aby umożliwić wcześniejszą emeryturę. Głównym problemem było utrzymanie potencjału badawczo-rozwojowego i zapewnienie wystarczającego wsparcia sprzedaży w obszarach wzrostu, aby przeciwdziałać inwazjom konkurentów.
- Kultura korporacyjna: po latach słabego wzrostu, kultura samozadowolenia. Osłabione poczucie odpowiedzialności i pracy zespołowej, większy nacisk na szybkie indywidualne korzyści. Koncentruje się na przeprojektowaniu kultury, jednocześnie promując przedsiębiorczość (link do B + R). Wprowadzono nowe zarządzanie wynagrodzeniami i kompetencjami w oparciu o wyniki.
- Badania i rozwój: przejęto małą firmę badawczą z patentami technologicznymi związanymi z widżetem i zatrudniono 120 nowych inżynierów i naukowców. Zintegrowane laboratoria zapewniające korzyści skali i zamknęły dwa rozczarowujące projekty badawcze. Premie dla personelu badawczo-rozwojowego związane z liczbą produktów w przygotowaniu i szybkością, z jaką się poruszają (łącze HR).
- Wdrażanie rozpoczęło się na początku 2014 r., Przekazano wyniki analizy porównawczej oraz ogłoszono cele i przyczyny restrukturyzacji. Dedykowany zespół projektowy przy wsparciu Zarządu.
- Wczesne wyniki wskazują, że struktura kosztów jest obecnie zgodna z normami branżowymi i wprowadzono 5 nowych projektów do planu. Naszym celem jest wprowadzanie jednego nowego projektu na kwartał i wprowadzanie jednego projektu na rynek każdego roku. W przypadku fikcyjnego wystąpienia ministra w sprawie przeglądu ONZ, możliwy zarys mógłby wyglądać:

Wprowadzenie

- Uroczyste powitanie gości, gratulacje dla gospodarza za organizację i gościnność. Odniesienie do poprzedniej konferencji: dialog pozostaje kluczowy, pozostaje wiele wyzwań.
- Dzisiejsze spotkanie w czasie zawirowań politycznych i gospodarczych: terroryzmu, recesji, rosnącej konkurencji o paliwa kopalne.
- W wyniku globalizacji nasze gospodarki są ze sobą powiązane: jednostronne działania są daremne, wyzwania wymagają wielostronnego podejścia. Ta konferencja szuka sposobu, aby to osiągnąć.

Przebudowa ONZ

- Czy istniejąca ONZ jest w stanie zastosować takie wielostronne podejścia? Opinie co prawda są podzielone, ale mój rząd uważa, że tak nie jest. Niezdolność ONZ do radzenia sobie z Somalią, Bałkanami i Irakiem. Także: nieefektywne i skorumpowane ONZ.
- Pilna potrzeba reform: unowocześnienie zarządzania, zwiększenie zakresu mandatu, usprawnienie organizacyjne i finansowe, rozszerzenie składu Rady Bezpieczeństwa w celu odzwierciedlenia współczesnego geopolitycznego status quo.
- Jednocześnie dialog i działania ONZ należy dostosować do innych forów, takich jak WTO. Musimy zreorganizować ONZ, ale moglibyśmy zbadać koncepcję synchronizacji wydarzeń w WTO i ONZ.
- Koszt bezczynności większy niż wysiłek zmierzający do zmiany. ONZ jest niezbędna, ale skuteczna tylko w zmienionym formacie

Wniosek

Zdajemy sobie sprawę, że nasze poglądy są radykalne, ale naprawdę czujemy potrzebę podjęcia decyzji i pójścia naprzód. W tym tygodniu konferencja powinna przynieść wstępne wyniki. Mój rząd oferuje organizację następnej konferencji. Jak pokazują oba zarysy, struktura opowieści jest zasadniczo na swoim miejscu. Istnieje już logika, w jaki sposób różne części łączą się i jakie elementy zostaną omówione gdzie. Zarys nie jest szczególnie atrakcyjny, ale robi to, co powinien: skupić swoje myślenie i pisanie. Aby uzyskać dobry kontur, musisz połączyć kropki i nałożyć trochę mięsa na kości.

Możesz budować na fundamencie koncentracji, pisząc z myślą o celach i zainteresowaniach swoich interesariuszy. Ale jeśli chcesz stworzyć naprawdę skuteczną historię, musisz również odwołać się do poczucia celu swoich czytelników. W ten sposób tworzysz tekst, który jest zarówno rozsądny intelektualnie, jak i pociągający emocjonalnie. Wydaje się, że większość organizacji jest zdominowana przez logikę, analizę ilościową i decyzje oparte na celach finansowych, przynajmniej jeśli spojrzeć tylko na użycie języka. Podobnie jak większość innych organizacji, Twoja organizacja będzie omawiać abstrakcyjne kwestie, takie jak "synergia" i "wysoka wydajność" lub "zwiększanie wartości dla akcjonariuszy" i "przekraczanie oczekiwań klientów". Takie podejście ma swoje zalety, zwłaszcza jako sposób na ułatwienie podejmowania decyzji i nakłonienie ludzi do skupienia myśli na ważnych kwestiach organizacyjnych. A jednak jest to przestarzały rodzaj języka, z którym większości ludzi trudno się porozumieć (wyobraź sobie, co by się stało, gdybyś poprosił partnera o większą synergię lub nowatorską noc w mieście). Dzieje się tak, ponieważ czysto racjonalne podejście do pisania biznesowego nie angażuje ludzi na poziomie ich tożsamości. W rezultacie tradycyjne pisanie biznesowe nie zapewnia pełnego wsparcia misji, wizji, strategii i codziennych operacji organizacji. Pisanie biznesowe stanie się bardziej efektywne, gdy uzupełnisz logiczne podejście organizacji o umiejętności relacyjne prawej półkuli mózgowej. Przede wszystkim można to zrobić, analizując kwestie biznesowe pod kątem ich celu i wyjaśniając, co to oznacza dla życia ludzi lub organizacji. Zasada znaczenia jest tematem następnego rozdziału, w tym rozdziale zajmiemy się bardziej szczegółowo zasadą celu.

Cel organizacji i firmy

Pojęcie celu może być dziwne w dzisiejszym środowisku korporacyjnym, szczególnie gdy słowo takie jak "cel" wydaje się bardziej znajome. Chociaż oba słowa sugerują pożądany rezultat, różnią się w sposób, który ma znaczenie dla twojej umiejętności dobrego pisania. Cele są formułowane w odpowiedzi na zmiany w środowisku konkurencyjnym, oparte na analizach intelektualnych i są określane ilościowo lub jakościowo. Przykłady stwierdzeń zorientowanych na cel:

•  W przyszłym roku musimy zwiększyć rentowność o 5%, jeśli mamy prześcignąć naszych konkurentów.
•  Aby rozszerzyć naszą obecność na Zachodzie, musimy pozyskiwać lokalne firmy.
•  Plan ten ma na celu przyciągnięcie kapitału wysokiego ryzyka do sfinansowania opracowania prototypu.

Cel wywodzi się z wartości i przekonań osoby lub organizacji. Jest zdefiniowana w kategoriach emocjonalnych i relacyjnych i pozostaje stała, nawet gdy środowisko zmienia się w czasie. Sprzeciwianie się czyjegoś poczucia celu prowadzi do konfliktu, podczas gdy działanie zgodne z celem tworzy harmonię i dodaje ludziom siły i odwagi. Cel motywuje ludzi w sposób, którego cele nie są w stanie osiągnąć, czego przejawem jest ograniczony wpływ wzrostu pensji na wyniki ludzi. Cel nie jest pojęciem marginalnym, ale fundamentem, na którym spoczywa organizacja i jej pracownicy. Firmy odnoszące sukcesy - i ludzie - kierują się celami, co oznacza, że określili swój cel i dostosowali do niego swoje cele, działania i relacje. W idealnym przypadku strategia firmy jest zgodna z jej celem, podobnie jak jej kultury, procesy i style komunikacji. Firmy z silnym poczuciem celu mają zwykle wspólne wartości i przekonania. W przeciwieństwie do języka zorientowanego na cel, język celowy angażuje ludzi na poziomie ich tożsamości. Oznacza to, że nawet podczas omawiania podstawowych kwestii biznesowych, takich jak wartość dla akcjonariuszy lub łańcuch dostaw, możesz odnieść się zarówno do poznawczych, jak i emocjonalnych aspektów ludzi. Innymi słowy, komunikujesz się z ludźmi w sposób, który przyciąga ich serca i umysły. Przykłady celowych stwierdzeń:

•  Zróbmy wszystko lepiej. (Slogan firmy Philips)
•  Uważamy, że w mojej organizacji ważne jest, aby jak najdłużej pomagać osobom starszym w samodzielnym życiu.
•  Dobre obywatelstwo korporacyjne oznacza zrównoważenie potrzeb "ludzi, planety i zysków".

Pięknym przykładem celowego języka jest Credo firmy Johnson & Johnson. Tekst ten, napisany w 1943 roku i corocznie aktualizowany z udziałem wszystkich pracowników, ma znaczący wpływ na wizję firmy i decyzje biznesowe. Credo to coś więcej niż zwykła misja - równoważy cel i cele w języku, który jest zarówno biznesowy, jak i angażujący dla ludzi. Tekst brzmi:

"Uważamy, że naszym pierwszym obowiązkiem są lekarze, pielęgniarki i pacjenci, matki i ojcowie oraz wszyscy inni, którzy korzystają z naszych produktów i usług. Wychodząc naprzeciw ich potrzebom, wszystko, co robimy, musi być wysokiej jakości. Musimy nieustannie dążyć do obniżania kosztów, aby utrzymać rozsądne ceny. Zamówienia klientów muszą być obsługiwane szybko i dokładnie. Nasi dostawcy i dystrybutorzy muszą mieć możliwość osiągnięcia godziwego zysku.
Jesteśmy odpowiedzialni wobec naszych pracowników, mężczyzn i kobiet, którzy pracują z nami na całym świecie. Każdy musi być traktowany jako jednostka. Musimy szanować ich godność i uznawać ich zasługi. Muszą mieć poczucie bezpieczeństwa w swojej pracy. Odszkodowanie musi być uczciwe i odpowiednie, a warunki pracy czyste, uporządkowane i bezpieczne. Musimy pamiętać o sposobach pomagania naszym pracownikom w wypełnianiu ich rodzinnych obowiązków. Pracownicy muszą mieć swobodę zgłaszania sugestii i skarg. Osoby wykwalifikowane muszą mieć równe szanse na zatrudnienie, rozwój i awans. Musimy zapewnić kompetentne kierownictwo, a ich działania muszą być sprawiedliwe i etyczne.
Jesteśmy odpowiedzialni wobec społeczności, w których żyjemy i pracujemy, a także wobec społeczności światowej. Musimy być dobrymi obywatelami - wspierać dobre uczynki i organizacje charytatywne oraz płacić sprawiedliwy podział podatków. Musimy zachęcać do poprawy obywatelstwa i poprawy zdrowia i edukacji. Musimy utrzymywać w dobrym stanie majątek, z którego mamy zaszczyt korzystać, chroniąc środowisko i zasoby naturalne.
Nasza ostateczna odpowiedzialność spoczywa na naszych akcjonariuszach. Biznes musi przynosić rozsądny zysk. Musimy eksperymentować z nowymi pomysłami. Należy kontynuować badania, opracowywać innowacyjne programy i opłacać błędy. Konieczny jest zakup nowego sprzętu, zapewnienie nowych obiektów i wprowadzenie nowych produktów. Muszą być tworzone rezerwy na niekorzystne czasy. Gdy działamy zgodnie z tymi zasadami, akcjonariusze powinni osiągnąć godziwy zysk ".

Jeśli porównasz ten tekst do bardziej tradycyjnego stwierdzenia, takiego jak `` naszą misją jest przekraczanie oczekiwań klientów '' lub `` naszą misją jest bycie liderem w branży '', który z tych tekstów Twoim zdaniem będzie miał większy wpływ na zachowanie i postawę Twojego interesariusze? Co będzie miało większy wpływ na wynik finansowy?

Używanie celu w pisaniu biznesowym

Jeśli akceptujesz wartość celu organizacyjnego i język, który go wspiera, możesz się zastanawiać, jak go wykorzystać w swoim własnym piśmie. Odpowiedź jest taka, że możesz użyć celu na trzy sposoby: rozwinąć bardziej trafną analizę tego, o czym piszesz, wyjaśnić, o czym piszesz w bardziej przekonującym kontekście i użyć określonego typu języka, unikając innego.

Analiza celu

Jeśli chodzi o pierwsze użycie celu, twoje pisanie może opierać się na czymś, co można nazwać "analizą celu". Chociaż zostało to poruszone w rozdziale poświęconym koncentracji - pomyśl o pytaniach, które zadałeś podczas opracowywania briefu - możesz wziąć to nieco głębiej i przeprowadzić dokładniejszą analizę. W swojej najprostszej formie analiza wymaga zrobienia trzech rzeczy:

•  Określ swoje (indywidualne, organizacyjne) wartości, przekonania, potrzeby i ambicje
•  Zidentyfikuj wartości, przekonania, potrzeby i ambicje swoich czytelników
•  Znajdź obszary, w których te dwa elementy się pokrywają, podkreśl podobieństwa i zajmij się rozbieżnościami, biorąc pod uwagę własne cele i interesy oraz interesy drugiej strony

To ćwiczenie nie musi być strasznie skomplikowane, a na pewno nie wymaga tuzina MBA i sześciomiesięcznego globalnego programu badawczego. Chodzi o to, aby postawić się w sytuacji swoich odbiorców i wyobrazić sobie, jak Twoi czytelnicy myślą, podejmują decyzje, co czują i cenią, jak wpłynie na nich przeszłość, co chcą osiągnąć, czego się boją itp. Jeśli jest to zbyt skomplikowane lub czasochłonne, zadaj sobie przynajmniej jedno proste pytanie: jak bym zareagował, gdybym był na ich miejscu i przeczytał napisany przez siebie tekst?

Kiedy już zrozumiesz, nieważne jak mgliście, co jest ważne dla twoich czytelników, musisz zdecydować, co to dla ciebie oznacza. Co powiesz na swój temat, skoro już wiesz, jak widzowie postrzegają ten temat i jego konsekwencje? Jak wyjaśnisz rzeczy pod kątem ich wartości, przekonań, obaw i ambicji? Jak wyrazisz to, co jest dla Ciebie ważne? Jakich przykładów, odniesień lub cytatów zamierzasz użyć? Jaki język im się spodoba, jaki styl wspiera Twój cel? Jesteś odpowiedzialny za właściwy sposób mówienia do publiczności i naciskania odpowiednich przycisków. Należy nie tylko analizować tę kwestię pod kątem celów i interesów politycznych, ale także zająć się nią z perspektywy celu. W ten sposób możesz stworzyć środowisko, w którym ludzie będą chcieli słuchać tego, co masz do powiedzenia.

Cel jako kontekst

Siła celu polega również na jego zdolności do kierowania kreatywnością, refleksją i podejmowaniem decyzji podczas procesu pisania. Innymi słowy: regularnie odwołując się do analizy celu i wykorzystując ją jako ramy do rozwijania swojej historii, możesz odpowiednio dopasować swój styl, treść i strukturę. Może się to wydawać proste, ale w praktyce łatwo jest zapomnieć o mapie, gdy jesteś w połowie podróży. Proces pisania wymaga czasu, okoliczności zmieniają się, a inni, którzy się w to angażują, mają własne pomysły. Innymi słowy: łatwo jest się rozproszyć i stracić z oczu ogólny obraz, a zamiast tego skupić się na celach i języku lewej półkuli, zamiast dodawać dodatkową warstwę znaczenia, która pochodzi z celu.

Język, którego należy unikać, język do objęcia

Wcześniej w tym rozdziale ustalono różnicę między celem a celem, a także co to oznacza dla języka celowego i zorientowanego na cel. Dobry język biznesowy, czyli język, który skutecznie zmienia nastawienie i zachowanie Twoich czytelników, równoważy jedno i drugie. Z lingwistycznego punktu widzenia, dobre pisanie biznesowe wymaga unikania pewnych typów języka i zamiast tego objęcia innych typów.

Język, którego należy unikać

•  Buzzwords, typowe przemówienie kierownictwa. Ludzie rzadko mają taką samą interpretację złożonych słów, a niektóre słowa stały się tak banalne, że natychmiast dyskwalifikują twoje pisanie. Zachowaj ostrożność, używając słów takich jak "synergia", "wartość dodana", "paradygmat", "nowatorski", "dźwignia", "interfejs", "centrum doskonałości". Więcej na ten temat w rozdziale o jasności.
•  Język zbyt pojęciowy, szczególnie gdy piszemy o ludziach (problemach) Nie używaj terminu "liczba pracowników", gdy masz na myśli "mężczyzn i kobiety pracujących w tej firmie". Jeszcze raz więcej na ten temat w rozdziale o jasności.

Język do objęcia

- W szczególności język sensoryczny

•  kinestetyczny (odnoszący się do zmysłu dotyku: czuję to, rozumiem pomysł)
•  słuchowe (odnoszące się do zmysłu słuchu: słyszę, co mówisz, to brzmi dla mnie dobrze)
•  wizualne (odnoszące się do zmysłu wzroku: wydaje się, że biorąc pod uwagę myślenie w szerszym kontekście)

Ludziom łatwiej jest odnieść się do języka sensorycznego niż do języka analitycznego i pojęciowego powszechnie używanego w biznesie. NLP, czyli programowanie neurolingwistyczne, wykonało wspaniałą pracę, odkrywając, w jaki sposób ludzie używają tego typu języków, aby wzmocnić swoje umiejętności poznawcze i relacyjne.

•  Równanie ludzi. Ostatecznie wszystko zaczyna się i kończy na ludziach w Twojej organizacji, nawet abstrakcyjne rzeczy, takie jak "ROI" i "ERP". Myślenie i pisanie w sensie stricte koncepcyjnym (np. Zajmowanie się projektami, procesami, rezultatami, strategiami) będzie ignorowane.
•  Relacje. Pokazują, jak to, co robisz, odnosi się do życia ludzi, celów organizacji lub trendów rynkowych. Dokonuj porównań, pokazuj podobieństwa, identyfikuj, jak rzeczy są ze sobą powiązane. Relacje są jak belki, na których budujesz dach: wzmacniają strukturę tego, co tworzysz.
Jeśli po przeczytaniu tego tekstu zapamiętasz tylko jedną rzecz, powinna być taka, że najlepsze rodzaje pisania biznesowego odnoszą się do ludzkich celów. Dowiedz się, co napędza twoich odbiorców, czego się boją lub co ich ekscytuje. Następnie wyjaśnij, o czym chcesz rozmawiać w tych terminach, w sposób biznesowy, ale jednocześnie osobisty i ciepły. W następnym rozdziale, dotyczącym znaczenia, dowiesz się, jak pójść o krok dalej.

Pisarze mogą znacznie poprawić swoje relacje z czytelnikami, jeśli przejdą od opisywania, co "jest", do wyjaśnienia, co "oznacza". To ważny, ale często zapomniany krok w procesie pisania. Twoim zadaniem jako pisarza jest zrozumienie tego, co dzieje się w organizacji, w taki sposób, aby ludzie mogli się do nich odnieść i zgodnie z nimi działać. Aby pomóc ci uporać się z tym wyzwaniem, poprzednie części radziły ci napisać krótki i zarys oraz rozwinąć strategię pisania opartą na celach i celach organizacyjnych. Tu dowiesz się, jak skupienie się na znaczeniu jeszcze bardziej poprawi twoje pisanie. Jak pojęcie znaczenia odnosi się do organizacji? Znaczenie to tłumaczenie celów i zamiarów na coś, do czego czytelnik może się odnieść. Tłumaczenie w tym przypadku może oznaczać dwie rzeczy: może to być albo wyjaśnienie słowa lub frazy, albo może odnosić się do wpływu, jaki coś ma na organizację jako całość. Przyjrzyjmy się bliżej obu aspektom.

Wyjaśnij sobie

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że ludzie w organizacji komunikują się z łatwością, używając codziennych słów, których znaczenie ma być zrozumiane. Ale zagłęb się głębiej i staje się jasne, że język organizacyjny jest naprawdę dość niejednoznaczny. Powszechne użycie żargonu biznesowego - słów takich jak synergia, wiodąca, kluczowa i konkurencyjna dziedzina - stworzyło pseudo-język, który według ludzi przekazuje prawdziwe znaczenie. Pracownicy zakładają, że wiedzą, co te słowa znaczą dla innych, ale w rzeczywistości tak nie jest. Weźmy na przykład słowo "wydajność", coś, co kierownictwo wyższego szczebla i dział HR uwielbiają rozwijać w organizacji. Ale czym właściwie jest wydajność? Jakie kryteria są stosowane i kto powiedział, że są one odpowiednie dla organizacji? Wydajność w jakim okresie? W porównaniu z czym lub z kim? Samo mówienie o "zwiększaniu wydajności" i argumentowanie, że ludzie i procesy muszą się zmienić, niekoniecznie leży w najlepszym interesie organizacji. To nie jest atak na żargon jako taki. Dopóki wszyscy członkowie organizacji interpretują żargon w ten sam sposób, jego użycie może wzmocnić kulturę organizacji i przyspieszyć komunikację. Niestety, żargon biznesowy jest na tyle niejasny, że ludzie mają bardzo różne interpretacje tych samych słów lub wyrażeń. Z tego powodu żargon poważnie szkodzi zdolności korporacji do przekazywania znaczenia swoim członkom. Jeśli powoduje to poczucie wyobcowania pracowników, może dojść do zerwania komunikacji. Co jako pisarz powinieneś zrobić, aby jasno się komunikować? Przede wszystkim miej świadomość, że proces interpretacji jest niezwykle złożony. Ludzie interpretują słowa w różnych kontekstach, takich jak wychowanie, społeczeństwo i kultura organizacji. Komunikacja z interesariuszami, szczególnie tymi o bardzo różnych zainteresowaniach, potrzebach i stanach emocjonalnych, sprawia, że twoja praca jako pisarza jest jeszcze trudniejsza. Twoim obowiązkiem jest krytyczna ocena tego, co piszesz i jak można to zinterpretować. W szczególności należy stale zadawać - i odpowiadać - bardzo proste pytanie: co to oznacza? Zapytaj o to każde słowo, każde zdanie, każdy akapit i każdy rozdział, aż stanie się ono drugą naturą. To pytanie pomoże Ci wyjść poza własne ramy odniesienia i krytycznie ocenić użyte słowa, strukturę lub styl. Gdyby konsekwentnie stosowano tak prostą technikę, żargon biznesowy byłby mniej frywolny. Innym sposobem na ułatwienie procesu interpretacji jest wzięcie czytelnika za rękę konstrukcjami typu "co oznacza to" lub "w wyniku czego". Warto również zacząć zdanie konstrukcjami takimi jak "To prowadzi do", "To się przyczynia" lub "W wyniku tego". Konstrukcje te tworzą pomost między poprzednim zdaniem a wyjaśnieniem lub rozwinięciem i pomagają czytelnikowi - a czasami tobie - zrozumieć, co jest przekazywane.

Znaczenie celów i zamierzeń w organizacjach

Po prostu przeczytałeś, jak zasada znaczenia może pomóc ci być bardziej precyzyjnym w używaniu języka. Tę zasadę można również zastosować do organizacji jako całości, zwłaszcza gdy chcesz wyjaśnić, jak coś wpłynie na organizację. Na przykład wprowadzenie systemu wynagrodzeń opartego na wynikach zmieni sposób motywowania ludzi i ich wzajemnych relacji. Przedstawienie strategicznego uzasadnienia takiej zmiany - powiedzmy, radzenie sobie ze zwiększoną konkurencją - jest skierowane do interesariuszy na poziomie intelektualnym i pomaga ludziom dostrzec logikę zmiany. Pomaga to ludziom zrozumieć zasadnicze uzasadnienie biznesowe i jego wpływ na ich własne plany i cele. Jednak zdobycie serc ludzi, które jest potrzebne, aby skłonić ich do zmiany postawy i zachowania, wymaga od Ciebie zajęcia się znaczeniem takiej zmiany w zakresie ich wartości, przekonań i ambicji. Zamiast zajmować się tylko potrzebami i interesami interesariuszy, powinieneś również odnieść się do tożsamości swoich czytelników. Wymaga to powiązania zmiany i jej pożądanego rezultatu ze znaczeniem. Teraz znaczenie na poziomie organizacyjnym można wyjaśnić, zadając proste pytania, takie jak

•  Co to oznacza dla organizacji?
•  Jak to wpływa na naszych interesariuszy i sposób, w jaki robią to na co dzień?
•  Jak to zmieni naszą zdolność do osiągania naszych celów?
•  W jaki sposób zmieni to naszą zdolność do odnoszenia się do innych osób w organizacji i poza nią?
•  Jak to zmieni naszą kulturę?
•  Co to wpłynie na naszą pozycję na rynku?

Z reguły im bardziej znacząca jest zmiana organizacyjna, tym więcej oznacza ona dla ludzi. Zidentyfikowanie i rozwiązanie tej luki w komunikacji z ludźmi ma kluczowe znaczenie dla powodzenia procesu zmiany. Odpowiedź na pytanie "co oznacza X dla Y" dla każdego z interesariuszy to prosty, ale skuteczny sposób na nawiązanie kontaktu z czytelnikami. Jeśli szukasz prostego sposobu na zapisanie tego na piśmie, użyj formatu "[Instrukcja], czyli [konsekwencja]". Na przykład:

•  Mamy do czynienia z większą konkurencją, co oznacza, że musimy opracowywać nowe produkty.
•  Ponieśliśmy wyższe koszty, co oznacza, że będziemy musieli zwolnić pracowników.
•  Ten zespół osiągnął wszystkie cele, co oznacza, że członkowie zespołu zdobyli premię.

Zamiast używać tylko tej konstrukcji w całym tekście, możesz użyć następujących alternatyw:

•  w wyniku czego
•  co przekłada się na
•  który prowadzi do
•  w konsekwencji
•  to powoduje

Ostatnia uwaga: nie traktuj zasady znaczenia jako żmudnego i uproszczonego kroku w procesie pisania. Nie oznacza to, że pomagasz czytelnikom mniej spostrzegawczym, niż ci rozumieją, co Twoim zdaniem jest boleśnie oczywiste. Raczej powinieneś postrzegać to jako bardzo subtelny, ale bardzo potężny sposób wpływania na sposób myślenia czytelników. Opisywanie wydarzenia lub etykietowanie emocji zmusza czytelników do rozważenia rzeczy z Twojej perspektywy. To tak, jakby mówić ludziom, żeby "nie myśleli o różowym słoniu", kiedy wiesz, że większość ludzi nie będzie w stanie myśleć o niczym innym. Niezależnie od tego, czy czytelnicy się z tobą zgadzają, czy nie, sam akt określenia znaczenia daje tobie jako pisarzowi bezprecedensowy wpływ na czytelnika. Używaj tej mocy z rozwagą i pokorą.

Pisanie zyskuje na znaczeniu i wiarygodności, gdy jest uzasadnione. Stwierdzenia faktyczne i ambitne twierdzenia powinny zostać zweryfikowane lub rozwinięte. Uzasadnienie prowadzi do komunikacji, która wzmacnia i szanuje interesariuszy. Spin jest powszechny w biznesie, gdzie ostra konkurencja może skłonić organizacje do przesady. Nagle każda organizacja jest liderem w tej czy innej dziedzinie, a każdy produkt jest wynikiem najnowocześniejszej technologii. Gdy ich konkurenci krzyczą w tym samym tonie, rezultatem jest refren, który jest nudny, przewidywalny i denerwujący dla tych, dla których puch jest przeznaczony. Aby być uczciwym, roszczenie sobie prawa do sławy nie ma nic złego. Roszczenie o przywództwo, wyższość lub doskonałość może pomóc organizacjom wyglądać lepiej niż ich konkurenci. Wizja i misja firmy są często ambitne, a firmy muszą być ambitne, jeśli mają pozostać konkurencyjne. Nie jest nierozsądne stosowanie przekonującego podejścia do gromadzenia członków organizacji stojących za misją i wizją firmy. Pytanie brzmi: jak zrównoważyć ambicję z rozwagą w sposób, który jest wiarygodny, a jednocześnie atrakcyjny? Obecnie Twoi interesariusze są znacznie bardziej wymagający, poinformowani i uparty. Wynika to z bardziej przyjaznego dla konsumenta prawodawstwa, siły rozstrzygania sporów i wzmacniającego wpływu technologii. W rezultacie do interesariuszy - niezależnie od tego, czy są to konsumenci, inwestorzy, pracownicy, organy regulacyjne itp. - należy podejść w inny sposób. Upodmiotowienie i szacunek to klucze do tego nowego podejścia. Upodmiotowienie oznacza umożliwienie zainteresowanym stronom samodzielnego dokonywania osądów, zamiast karmienia ich na siłę tendencyjnymi poglądami centrali. Szacunek oznacza, że komunikujesz się z interesariuszami w dojrzały i inteligentny sposób, zamiast zakładać, że ludzie kupią jakiekolwiek stare roszczenie tylko dlatego, że tak jest napisane na pudełku. Chęć uwierzenia, że organizacja nie jest już bezwarunkowa i wieczna. Aby uniknąć kosztownych sporów sądowych lub szkody dla Twojej reputacji, autorzy biznesowi muszą praktykować czwartą zasadę: treść. Substancja oznacza treść, która jest znacząca, uzupełniająca i weryfikowalna. Innymi słowy: substancja coś znaczy dla ludzi, dodaje coś do tego, co już wiedzą lub czują i nie zostało zniszczone przez spin.

Prawda może przybierać różne formy:

•  Studia przypadków, na przykład w celu uzasadnienia twierdzeń o przywództwie rynkowym lub możliwościach firmy w określonym obszarze. Studia przypadków mogą być prostym opisem konkretnego problemu, jego rozwiązania i wyniku. Zamiast mówić coś abstrakcyjnego, np. "Rozwijamy liderów w sektorze bankowym", możesz opisać, jak jeden z Twoich klientów odczuwał potrzebę uczenia starszych menedżerów umiejętności, jaki program został opracowany i jaki jest wynik.
•  Referencje od użytkowników, którzy dzielą się swoimi doświadczeniami z produktami lub usługami Twojej organizacji. Zadowoleni klienci i pracownicy to najbardziej wiarygodni ambasadorzy, jakich firma może mieć. Udzielenie im głosu może pomóc potencjalnym klientom lub talentom zdecydować, czy Twoja firma jest dla nich odpowiednia.
•  Badania przeprowadzone przez niezależne organizacje, takie jak recenzje z witryn technologicznych lub profesjonalnych instytutów badawczych. Na przykład w Europie samochody mogą być testowane pod kątem bezpieczeństwa przez Euro NCAP. Ich liczba gwiazdek jest często wykorzystywana w reklamach producentów samochodów, aby uzasadnić ich roszczenia dotyczące bezpieczeństwa samochodu.
•  Formalne uznanie ze strony renomowanych i neutralnych stron (takich jak przyznające certyfikat ISO lub akredytację Investor in People), zwłaszcza gdy porównują organizacje z obiektywnymi kryteriami.
•  Widoczne działanie, aby uzasadnić obietnice lub pozwolić ludziom doświadczyć czegoś dla siebie. Firmy mogą jednak twierdzić, że dbają o środowisko; jeśli wszyscy pracownicy centrali dojeżdżają do pracy na rowerach firmowych, stwierdzenie to jest bardziej wiarygodne.
•  Poproś innych interesariuszy o potwierdzenie twojego roszczenia. Chociaż dyrektorowi generalnemu łatwo jest powiedzieć, że firma poprawiła warunki w swoich azjatyckich fabrykach, o wiele bardziej przekonujące jest, aby organizacja pozarządowa powiedziała, że zweryfikowała roszczenie i zgadza się, że pracownicy są w lepszej sytuacji.

Prawda ma tendencję do podążania za znaczeniem lub go poprzedzania, a w rzeczywistości prawda jest czasami używana do tworzenia znaczenia. Przykładem może być następująca sekwencja zdań:

Jesteśmy innowacyjną organizacją [oświadczenie]. Nasi klienci regularnie otrzymują aktualizacje oprogramowania [uzasadnienie], dzięki czemu mogą być bardziej produktywni [znaczenie]. Według Towarzystwa Ochrony Konsumentów nasi klienci otrzymują w wyniku tego [uzasadnienie] większy stosunek jakości do ceny i chętnie polecają nasze oprogramowanie współpracownikom [znaczenie]. W ten sposób osiągamy większy zysk, którego część jest przeznaczona na innowacje [znaczenie].

Jedno słowo przestrogi: zasady skupienia i treści mogą pociągnąć tekst w sprzecznych kierunkach. Zwięzłość wartości - pozwala to czytelnikowi uchwycić główne zagadnienia. Uzasadnienie wymaga dodatkowych informacji, które dodają kontekst i szczegóły. Chociaż nie powinieneś wybierać jednej zasady kosztem drugiej, musisz zrównoważyć te dwie zasady. Ze względu na efektywność i kontrolę prawdopodobnie najlepiej będzie kierować się skupieniem jako główną zasadą. Fokus prowadzi cię podczas tworzenia tekstu od podstaw, szczególnie gdy proces jest prowadzony przez krótki opis i zarys. Po przygotowaniu głównej struktury tekstu, a tekst odpowiada celom i potrzebom projektu, możesz dowolnie dodawać szczegóły.

Struktura pomaga czytelnikom odnieść się do celu i znaczenia tekstu, nawet jeśli temat jest bardzo złożony. Dobra struktura prowadzi czytelnika przez tekst przy użyciu technik takich jak sekwencja, spójność, wskazówki i równowaga. Jak omówiliśmy w rozdziale poświęconym fokusowi, większość tematów biznesowych jest tak złożona, że musisz ograniczyć to, co i jak piszesz. Wybierając odpowiedni zakres i skalę tekstu, możesz sprawić, że pisanie będzie dla Ciebie łatwe i przyjemne dla czytelników. Teraz, jeśli skupienie pozwala ci opracować strategię pisania, to struktura jest sposobem na jej wykonanie. Ten rozdział sugeruje sposoby ulepszenia struktury tekstu, w szczególności za pomocą technik zwanych sekwencją, spójnością, wskazówkami i równowagą.

Sekwencja

Sekwencja to kolejność, w jakiej rozwija się Twoja historia. Dobra sekwencja tworzy płynność lub porządek wydarzeń, który jest tak naturalny, że czytelnik może bez trudu śledzić tekst. Dobra sekwencja ma logiczne przejście od zdania do zdania i akapitu do akapitu. W idealnym przypadku każdy akapit jest odskocznią do następnego, przygotowując czytelnika do lepszego zrozumienia. Proste pytanie, które należy zadać podczas pisania, brzmi: czy ten akapit lub zdanie pomaga czytelnikowi zrozumieć następny? Sekwencja akapitów dotyczących nowego produktu X może wyglądać następująco:

- Opis tego, jak ludzie rozwiązują określony problem w swoim życiu
- Ograniczenia dostępnych produktów
- Konsekwencje tych ograniczeń
- Funkcje produktu X w porównaniu z istniejącymi produktami
- Zalety produktu X w porównaniu z istniejącymi produktami
- Co Produkt X może oznaczać dla życia ludzi

Sekwencja akapitów do prezentacji planu zespołu na następny rok może wyglądać następująco:

- Otoczenie biznesowe w zeszłym roku
- Cele i wyniki z zeszłego roku
- Zmiany w otoczeniu biznesowym
- Wyzwania i możliwości
- Cele na przyszły rok
- Działania niezbędne do osiągnięcia tych celów
- Ludzie, procesy i budżet potrzebne do osiągnięcia tych celów

Spójność

Spójność jest ważnym narzędziem prowadzącym czytelnika przez historię. Używanie tego samego stylu, punktu widzenia i tych samych słów w odniesieniu do tego samego przedmiotu zapobiega nieporozumieniom. Konkretnie:

- Zachowaj ostrożność, gdy tekst jest wynikiem pracy zespołowej, zwłaszcza gdy kilka osób skomentowało wersje robocze tekstu. Zwykle skutkuje to mozaiką stylów, co utrudnia czytelnikowi skupienie się. Rozdział dotyczący procesu pisania zawiera kilka wskazówek, jak sobie z tym poradzić.
- W ten sam sposób odnosić się do ludzi, miejsc i rzeczy. Jeśli mówisz o nowym aparacie cyfrowym, użyj nazwy "aparat" lub produktu "ImageView 1300-Z". Jeśli piszesz o Joe Smith, nazywaj go "Pan Kowalski", "Kowalski" lub "Joe", ale nie łącz wszystkich trzech w tym samym tekście.
- Użyj tego samego punktu widzenia. Czy używasz pierwszej osoby liczby mnogiej "my" czy trzeciej osoby liczby pojedynczej "organizacja"? Pierwsza opcja jest bardziej subiektywna, osobista i dobrze nadaje się do celów komunikacji wewnętrznej. Druga opcja jest bardziej odpowiednia do obiektywnej analizy stosowanej w publikacjach zewnętrznych. Niezależnie od wybranej perspektywy, nie mieszaj obu stylów.

Poradnictwo

Sekwencja i konsekwencja pomagają w uporządkowaniu historii w najlepszy możliwy sposób na poziomie makro. Na poziomie mikro, mając do czynienia z pojedynczymi zdaniami i słowami, możesz pomóc czytelnikowi w poruszaniu się po tekście za pomocą słów-podpowiedzi. Pomagają czytelnikowi w łączeniu różnych części historii, zwracają szczególną uwagę na to, co ma być omówione, i dostrzegają odpowiednie relacje lub rozbieżności. Oto przykłady takich technik:

Priming

Priming to technika używana do skupienia uwagi czytelnika na określonej części tekstu. Priming służy do wskazania przejścia do nowego segmentu, związku między dwiema częściami tekstu lub czegoś, co jeszcze nie zostało omówione. Przykłady:

- "Po zakończeniu tej części procesu"
- "Jak pokaże następny slajd"
- "ale to będzie omówione szerzej, kiedy"
- "Zostanie to omówione w rozdziale szóstym"
- 'To znaczy że'
- "W wyniku tego"
- "Z tego powodu"
- 'W konsekwencji'

Zestawienia

Pokazanie istotnych różnic między aspektami problemu może prowadzić do cennych spostrzeżeń. Może pokazać alternatywne perspektywy lub wskazać dylematy. Tych słów-wskazówek najlepiej używać na początku zdań lub akapitów, gdzie łatwo je zauważyć. Umożliwia to również czytelnikom szybkie skanowanie tekstu w celu znalezienia odpowiednich części. Przykłady zawierają:

- Jednak: "W zeszłym roku powiedzieliśmy, że ograniczymy koszty. Jednak nie osiągnęliśmy tego celu ".
- Niemniej jednak: "Skoncentrowaliśmy nasze zasoby na opracowaniu produktu X. Niemniej jednak pozwoliliśmy niewielkiemu zespołowi wykorzystać swój wolny czas na opracowanie produktu Y."
Jednocześnie: "Zmniejszyliśmy liczbę pracowników do 1500, ale jednocześnie zatrudniliśmy więcej pracowników w drugiej jednostce biznesowej".
Niezależnie: "Niezależnie od wyników zespołu w tym kwartale, w tym roku otrzymamy premię".
Pomimo: "Pomimo wyników działu Widgets, dyrektor generalny nie ustąpi".

Podobieństwa

Podkreślając to, co jest wspólne dla dwóch lub więcej zagadnień, możesz zbudować dobre relacje z czytelnikiem, zwłaszcza gdy wspólne cechy są ściśle powiązane z wartościami i przekonaniami czytelnika. Aby podkreślić podobieństwa, użyj słów takich jak:

Podobnie do: "Ta część procesu jest podobna do tej, którą zajmowaliśmy się w zeszłym roku, ponieważ jest…"
Podziel się: "Chociaż wydaje się, że nasze działy mają różne poglądy, podzielamy wiele wartości i interesów, które decydują o tym, kim jesteśmy".
Razem: "Razem możemy zapewnić, że ta firma stanie się jeszcze silniejsza niż już jest".

Powtórzenie

Dobra struktura wykorzystuje powtórzenia, aby wzmocnić znaczenie lub pomóc czytelnikom zrozumieć sekwencję argumentów. Może być również używany jako odskocznia od jednej części tekstu do drugiej. Z przemówienia, w którym dyrektor generalny ogłosił program zmian, można było zaczerpnąć następujące informacje:

"Jak powiedziałem wcześniej, stoimy przed dwoma wyzwaniami. Omówiłem pierwszy, bardziej rygorystyczne przepisy, i chciałbym przejść do drugiego wyzwania, nowego konkurenta. "

Zreasumowanie

Może okazać się przydatne zakończenie fragmentu historii podsumowaniem głównych punktów. Streszczenia w tekście stanowią naturalny punkt do refleksji i wskazują, że wkrótce rozpocznie się nowa część historii. Jeśli na przykład w uzasadnieniu biznesowym do tej pory omawiano rozwój rynku, powiedzmy, odtwarzaczy MP3, a następnie omawiano możliwości firmy, to sposobem na rozpoczęcie kolejnego segmentu innowacji może być coś takiego:

"Biorąc więc pod uwagę, że zapotrzebowanie rynku na wysokiej klasy odtwarzacze MP3 rośnie, a mamy tylko jeden taki odtwarzacz w fazie rozwoju, musimy inwestować więcej w innowacje".

Wyliczenie

Pomaga czytelnikowi, gdy sekwencja jest ogłaszana i zarządzana. Najpierw musisz ogłosić, że "plan wdrożenia będzie składał się z czterech faz" lub że istnieją "trzy różne prototypy, które rozważamy do produkcji". Następnym krokiem jest pomoc czytelnikowi poprzez wyliczenie kroków: "Najpierw my", "Druga opcja", "Po trzecie" i "Na koniec". Te słowa są skuteczniejsze, gdy są używane na początku zdań i akapitów.

Wyważenie

Długość zdań i akapitów ma wpływ na całą strukturę. Wyważony tekst jest łatwiejszy do odczytania, szczególnie gdy zajmuje się złożonym tematem, a czytelnik poświęca mniej uwagi, niż być może chciałbyś. Czym więc jest równowaga i jak ją osiągasz na piśmie? Równowaga oznacza, że zdanie lub akapit jest wystarczająco długie, aby nabrać rozpędu, ale nie wystarczająco długie, aby się wyczerpać. Rozważ optymalne około 2 do 3 wierszy w przypadku zdania i 6 do 10 wierszy w akapicie. Unikaj zbyt częstego używania krótkich zdań. Te, które są bardzo krótkie. Łamią rytm tekstu. To jest denerwujące. Jedno krótkie zdanie jest w porządku. Dwa też są w porządku. Ale nie przesadzaj

Przejrzystość polega na przedstawieniu istoty historii w sposób oczywisty, tak że myślenie czytelników jest pobudzane wokół klarownej i fascynującej idei. Podczas gdy podstawy dla jasności są kładzione przez zastosowanie poprzednich pięciu zasad, to edytując i zadając dociekliwe pytania, wyjaśniasz, co jest najważniejsze. Chociaż język pomaga nam łączyć się z innymi oraz tworzyć zrozumienie i empatię, nigdy nie uchwyci pełni naszego wewnętrznego świata. Z kolei proces interpretacji czyichś słów jest równie niejednoznaczny i jest pod silnym wpływem naszego pochodzenia osobistego i kulturowego. Z tego powodu organizacje te powinny dążyć do jasności w swoich materiałach pisemnych. Przejrzystość to nie tylko kwestia wydajności lub mówienia wielu w kilku słowach, ale dokładnego opisania tego, co jest ważne, w sposób na tyle prosty i przekonujący, że inni będą mogli działać. Przejrzystość w biznesie jest niezbędna, ponieważ otoczenie jest wystarczająco niejednoznaczne. Jest to łatwo odzwierciedlone w używaniu żargonu i korporacyjnej podwójnej mowy. Clarity to doskonała strategia radzenia sobie ze złożonością korporacyjną. Ale czym właściwie jest przejrzystość? Wyobraź sobie wyraźne zdjęcie, które kiedyś zrobiłeś: kolory są wyraźne, kontrast ostry, a twoje oczy automatycznie skupiają się na temacie, który ma znaczenie. Albo posłuchaj w głowie dźwięku wiolonczeli grającej jedną nutę: dźwięk jest gładki, przyjemny i dokładnie taki, jaki powinien być. Podobne opisy odnoszą się również do pisania biznesowego, ponieważ przejrzystość języka charakteryzuje się szeregiem cech:

- Treść jest istotna i oczywista. Oznacza to, że słowa wychwytują najbardziej elementarne cechy i nie pozostawiają miejsca na interpretację. Przejrzystość wynika przede wszystkim z identyfikacji istoty opowieści, rdzenia pomysłu, poprzez sformułowanie streszczenia wykonawczego. Ten rdzeń może budzić zdziwienie lub spór, ale nie ma wątpliwości co do znaczenia, gdy tekst jest jasny.
- Styl pisania jest prosty. Prosty w tym przypadku oznacza używanie słów lub zdań, które są łatwe do zrozumienia, zwłaszcza gdy istnieją trudniejsze alternatywy. Prosty nie znaczy głupi czy powierzchowny. Wręcz przeciwnie, szósta zasada prostota oznacza, że ktoś wniknął w sedno problemu i wyjaśnił go z wizją i przekonaniem. Komunikuje prostota, złożoność dezorientuje.
- Pisanie jest oszczędne i ekonomiczne. Użyto niewielu, niewielu słów. Ułatwia to czytelnikom śledzenie wątku Twojej historii lub punktu argumentacji. Oszczędność nie oznacza pisania bez polotu lub osobistego stylu, oznacza to, że pozwala czytelnikom skupić się i optymalnie wykorzystać swój czas i koncentrację. Zamiast więc zasypywać ludzi pogawędkami, długimi anegdotami i szczegółowymi opisami, niech będzie krótka i słodka!
- Tekst jest zbudowany logicznie, z każdą warstwą wspierającą następną. Oznacza to, że akapity lub rozdziały działają jako logiczne pomosty do następnej części twojej historii, w sposób, który - prawie dosłownie - prowadzi czytelnika przez myśli krok po kroku. Pamiętaj, dobra struktura tworzy przejrzystość, zła struktura osłabia przejrzystość.
- Historia płynie. Oznacza to, że zdania i akapity mają rytm. Przepływ to cecha, którą trudno opisać słowami, jest to prawie fizyczna cecha języka, której się raczej doświadcza niż rozumie. Należy zwrócić uwagę na to, czy istnieje harmonia między przepływem z jednej strony a treścią i strukturą z drugiej

Sprawdzam swój tekst

Jedną z ważnych rzeczy, o których należy pamiętać, dążąc do jasności, jest to, że jasność występuje na głębokim i podstawowym poziomie w hierarchii idei. Innymi słowy: przejrzystość pochodzi z zagłębienia się w tkankę Twojej historii, z krytycznego badania projektów, celów i planów oraz identyfikacji podstawowych prądów i elementów składowych. Poszukiwanie jasności jest jak obieranie cebuli: usuwanie warstwy po warstwie problemów, pomysłów i emocji, aż dotrzesz do sedna i istoty problemu. Jak to robisz? W pewnym sensie poszukiwanie jasności jest intuicyjnym procesem, który wymaga dużo myślenia i czekania, aż grosz spadnie. Znalezienie istoty opowieści zwykle prowadzi do silnego poczucia "eureki", gdy oczywiste jest, że osiągnięto sedno. Możesz skorzystać z trzech strategii, aby wspomóc swoją intuicję: stosując pięć poprzednich zasad, pilnie edytując swoją pracę i zadając pytania w trakcie całego procesu. Rozważmy to bardziej szczegółowo.

Do pewnego stopnia jasność można osiągnąć, stosując pięć poprzednich zasad:

- Focus tworzy szczupłą historię z poczuciem kierunku
- Cel i znaczenie pozwalają ci autentycznie wyrazić siebie, jednocześnie pozwalając czytelnikowi odnieść się do twojego pisma
- Substancja zapewnia dowód i dowody
- Struktura zapewnia spójną prezentację efektu końcowego.

Jednoczesne stosowanie tych pięciu zasad pomaga stworzyć tekst, który z łatwością dotknie lub nauczy czytelników. Pracując nad podstawami swojej historii, upewnij się, że regularnie sprawdzasz, czy twoje pisanie jest istotne, oczywiste, proste, logicznie skonstruowane i płynne. W tej fazie procesu pisania klarowność nie jest czymś, czego się aktywnie poszukuje, ale psychiczną kontrolą w tle podczas skupiania się na innych zasadach. To, co osiągnie ta wstępna praca, to podstawowa struktura opowieści, z podstawowym kierunkiem, stylem i elementami składowymi. Nacisk położony jest tutaj na "podstawowe", ponieważ zastosowanie pierwszych pięciu zasad jest skuteczne, ale niewystarczające. Aby uzyskać przejrzystość, musisz zakasać rękawy, sprawdzić swoje ego przy drzwiach i rozpocząć edycję.

Redagowanie

Edycja jest jak rzeźbienie: zaczynasz od dużej płyty marmuru i odłupujesz, aż pojawi się ostateczny kształt. Montaż wymaga bezwzględności wobec własnej pracy, co może być trudne, biorąc pod uwagę całą krew, pot i łzy, które w nią zainwestowałeś. Jednak klarowność osiąga się, usuwając wszystko, co nie jest istotne i przepisując tekst, dopóki nie znajdziesz najlepszego sposobu, aby coś wyrazić. Przejrzystość najlepiej jest osiągnąć na etapie edycji ze względu na dystans, jaki dzielisz od tekstu, przeglądając go i przepisując. Ten dystans nadaje Twojemu pisaniu odpowiednią perspektywę i pozwala krytycznie ocenić mocne i słabe strony Twojej pracy. Jasność powinna być twoją zasadą przewodnią podczas procesu redagowania, papierkiem lakmusowym, za pomocą którego sprawdzasz, czy skupienie, cel, znaczenie, treść i struktura są oczywiste. Pod wieloma względami pisanie i edycja tworzą pętlę lub proces, którego wynik jest zawracany do tego samego procesu, aż do jego zakończenia. Podczas początkowej iteracji, kiedy zastosujesz pięć zasad po raz pierwszy, zanurzysz się w gąszcz faktów, cytatów, pomysłów i opcji. Podczas redagowania przyjmujesz inne stanowisko, przeglądając to, co napisałeś z dystansu i oceniając to krytycznym, obiektywnym i pozbawionym emocji okiem. To właśnie ta odległość pozwala skupić się na tym, czy tekst jest naprawdę wyraźny, czy też trzeba go bardziej przyciąć, aby pojawił się prawdziwy przekaz. Trudno powiedzieć, ile "pętli" trzeba zrobić, ile czasu poświęcić na edycję swojej pracy, ale oto kilka praktycznych wskazówek:

- Edytuj tekst w kilku iteracjach, pod warunkiem, że masz luksus czasu. Napisanie wersji roboczej za jednym zamachem i edycja za jednym razem może, ale zwykle nie, doprowadzić do świetnego tekstu. Edycja jest być może nawet ważniejsza niż pisanie, więc musisz kilka razy starać się przepisać fragmenty tekstu.
- Poproś innych o krytyczną ocenę Twojej pracy. Może to spowodować pojawienie się nieokreślonych komentarzy, takich jak "Podoba mi się" lub "Nie podoba mi się", ale jeśli poszukasz głębiej, prawdopodobnie znajdziesz wiele przydatnych sposobów na ulepszenie tekstu
- Uważaj na zmęczenie pisaniem. Kiedy spędzasz dużo czasu na pisaniu, a jeszcze więcej na edycji tego samego tekstu, ucierpi na tym Twoja dokładność. W rezultacie przeoczysz błędy gramatyczne, ortograficzne, strukturalne i płynne. Kiedy pojawia się zmęczenie, zrób sobie długą przerwę (najlepiej kilka dni) lub poproś kogoś o sprawdzenie Twojej pracy.

Pisanie to nie tylko technika, ale także właściwe nastawienie. Kiedy kierujesz się pokorą, czytelnicy łatwiej odniosą się do twojego pisma i pozwolą, by wpłynęło na ciebie. Pokora to podstawowa postawa strategiczna, a nie subtelność. Jak omówiliśmy wcześniej, zdrowo jest mówić o swoich ambicjach, o ile czytelnicy są upoważnieni do wydawania niezależnych osądów, a Twoje roszczenia mogą być uzasadnione. Niestety, niektóre organizacje komunikują się głównie za pomocą spinów i chęci obrony jednego punktu widzenia bez względu na koszty. Ten rozdział ma na celu przedstawienie alternatywy dla tej odruchowej reakcji, omawiając zasadę pokory. Chociaż z technicznego punktu widzenia nie zmienia to umiejętności dobrego pisania, pokora jest ważną postawą dla każdego w biznesie i każdego, kto pisze o biznesie. Ludzie mają dość arogancji, wirowania i protekcjonalnej komunikacji, więc pokora stała się najlepszym sposobem, aby upewnić się, że Twoja komunikacja zostanie zaakceptowana przez interesariuszy. Innymi słowy: pokora to bilet wstępu. Co to oznacza dla praktyki pisania biznesowego? Pokorę można osiągnąć na różne sposoby, w szczególności przez: Krytyczną ocenę swojego tekstu, bez względu na swoje ego. Oznacza to zastosowanie sześciu poprzednich zasad. Łatwo jest przywiązać się do pięknego zdania lub akapitu, ale trzeba mieć odwagę, żeby je wyrzucić, jeśli po dokładnym zbadaniu nie jest to wymagane. Brzmi to prosto, w praktyce niewiele osób jest w stanie odrzucić pracę, nawet jeśli w głębi duszy wiedzą, że ich słowa są przesadzone lub niejasne.

Ocena twoich osobistych motywów.

Efektywne pisanie biznesowe tworzy dobre relacje z czytelnikami. Dzieje się tak, gdy łączysz się z ich podstawowymi przekonaniami, wartościami i ambicjami. Pokorne podejście ma na celu uznanie zasadności roszczeń każdego interesariusza. Chociaż powinieneś wziąć pod uwagę kulturę organizacji, dla której piszesz (na przykład hierarchiczne i autorytatywne lub ad-hoc zespoły projektowe), pokorne podejście oznacza, że szanujesz swoich czytelników. Spin doctoring jest przestarzałe. Należy do czasów, gdy organizacje były kierowane, jak wojsko, a prezesi mieli status boga. Dziś liderzy muszą komunikować się autentycznie, co ma konsekwencje dla tego, jak piszą.

Zaakceptowanie, że coś idzie nie tak i nie można odpowiedzieć na wszystkie pytania.

Niektóre organizacje tak bardzo nie lubią porażek, że ich pracownicy przepisują negatywną historię, aby wyglądała pięknie, gdy większość czytelników zdaje sobie sprawę, że tak nie jest. Jest to hipokryzja i podważa zaufanie, jakim interesariusze darzą organizację. W świecie, w którym wyszukiwarki i blogi rozpowszechniają wiadomości szybciej niż Twoja organizacja, można bezpiecznie założyć, że prawda w końcu zostanie poznana. Zmierz się z tym i zajmij się tym teraz. Pozostawiając rzeczy takimi, jakimi są, bez uciekania się do spin doctoringu. Jest to ściśle związane z poprzednim punktem akceptacji błędów i niepewności, ale różni się tym, że odnosi się bardziej do zasady znaczenia. Czasami organizacje odczuwają potrzebę robienia wielu zamieszania o nic i psucia rzeczy. Dlaczego szampon musi być "rewelacyjnie oczyszczającym porannym rytuałem", skoro wystarczy mydło, aby spłukać tłuszcz z włosów? Firmy technologiczne lubią określać swoje produkty jako "rewolucyjne", mimo że są wynikiem stopniowych innowacji. Unikaj wymyślnych słów, nawet jeśli uważasz, że wyglądasz mądrzej. Już się tym zajmowaliśmy, ale powtórzenie tego nie zaszkodzi. Oprócz niezrozumienia, trudne słowa mogą sprawić, że inni ludzie będą zirytowani lub wręcz urażeni. Zwłaszcza przywódcy nie powinni chować się za trudnymi słowami lub żargonem korporacyjnym, który podświadomie mówi "Jestem mądrzejszy od ciebie" lub, co bardziej prawdopodobne, "nie mam pojęcia, o czym mówię". Rozpoznawanie zdań odrębnych lub nieprzychylnych komentarzy. Wymuszanie obrazu jedności, gdy istnieje konflikt - szczególnie gdy istnieje w sposób widoczny - podważa zaufanie do organizacji i jej komunikacji. Szukając celu i znaczenia po obu stronach i łącząc je w tekście, liderzy mogą zaangażować wszystkie zainteresowane strony w produktywny i autentyczny sposób. Nic z tego nie oznacza, że pismo biznesowe nie może wysuwać ambitnych roszczeń. Nie oznacza to również, że pisanie biznesowe nie może być elokwentne ani zabawne, ani że nie wolno ci pisać z pasją. Oznacza to, że pisanie o biznesie jest znacznie lepsze, jeśli podstawą ambicji jest realizm, samokrytyka i szacunek dla poglądów wszystkich interesariuszy. Pokora pozwala firmom wyrażać swoją wizję i wiedzę w autentyczny sposób, który buduje zaufanie i reputację czytelnika.